Wat is de wettelijke bewaartermijn voor persoonsgegevens binnen een bedrijf?

Sinds de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van kracht is, gelden steeds meer regels omtrent het bewaren van verschillende soorten persoonsgegevens binnen je bedrijf. Sommige documenten van personen ben je verplicht om een bepaalde termijn te bewaren. Officieel noemen we dat de bewaartermijn. Er zijn verschillende soorten persoonsgegevens en voor elke soort gelden verschillende regels. In dit blog lees je de regels omtrent het bewaren van de persoonsgegevens van de medewerkers, klanten en sollicitanten van een bedrijf. Daarnaast lees je hoe een goed Document Management Systeem je helpt bij het bewaken van de wetmatige bewaartermijnen.

Bewaartermijn voor de documenten van je personeel

Sommige documenten uit het personeelsdossier moeten volgens de wet bewaard worden. Dit gaat dus over het personeel dat uit dienst is getreden. Als werkgever ben je hier verantwoordelijk voor. Documenten uit de salarisadministratie en die fiscaal van belang zijn, moet je nog 7 jaar na iemands vertrek bewaren. Documenten van een identiteitsbewijs mag 5 jaar na uitdiensttreding worden verwijderd. Daarnaast zijn er documenten waar geen wettelijke bewaartermijn voor geldt. Over het algemeen dienen die documenten na uiterlijk 2 jaar verwijderd worden. Dit geldt voor onder meer beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en verzuimgegevens.

Bewaartermijn voor de gegevens van je klanten

Met betrekking tot het bewaren van persoonsgegevens van klanten is er geen eenduidige richtlijn vastgesteld. Wel is het zo dat klantgegevens vaak zo kort mogelijk bewaard moeten worden. Denk dan bijvoorbeeld aan adresgegevens van een klant die je nodig hebt om een bestelling af te leveren. Nadat deze bestelling is geleverd, heb je de adresgegevens niet meer nodig. Veel brancheverenigingen hebben richtlijnen opgesteld voor de bewaartermijn van deze documenten. Webwinkels bewaren gegevens bijvoorbeeld vaak zolang de wettelijke garantietermijn nog van toepassing is.

Bewaartermijn voor de gegevens van sollicitanten

Documenten van sollicitanten dien je binnen 4 weken na het sluiten van de sollicitatieprocedure te verwijderen. Het kan zijn dat een sollicitant toestemming geeft om de documenten langer te bewaren. De bewaartermijn bedraagt dan 1 jaar.

Een document management systeem helpt om bewaartermijn te automatiseren

Met een goed document management systeem kun je de wettelijke bewaartermijn automatiseren. Gegevens worden dan na de wettelijke termijn vanzelf verwijderd of gearchiveerd. Dit werkt niet alleen heel efficiënt, maar zorgt ook dat je geen risico loopt op het overtreden van de wet- en regelgeving. Met een document management systeem zoek je daarnaast slim en snel in bepaalde documenten. Zoek bijvoorbeeld op de naam van de organisatie, naam van contactpersoon, klantnummer, projectmanager of periode of andere elementen waarmee je een dossier in het verleden gelabeld hebt!